Talvez não saiba, mas há formas de se economizar nos custos de impressão dentro do seu negócio. A impressão é uma parte essencial, mas pode ser uma forma de desperdiçar dinheiro, se não for bem controlada.
De acordo com alguns questionários já realizados a pequenas empresas, elas indicam que os custos de impressão, são algumas das suas dores de cabeça.
Desta forma indicaremos neste artigo alguns passos simples de aplicar para se economizar com a impressão. São eles:
1. Evite reparações da impressora: imprima uma página semanalmente
Muitas impressoras de jato de tinta necessitam de reparação quando o orifício da tinta fica obstruído devido à secagem da mesma.
Imprimir pelo menos uma página ou duas com um pouco de tinta cada semana, e evitará que isso ocorra.
2. O custo da sua impressora
Que tipo de impressora é mais rentável? Laser ou de jato de tinta?
Bem, geralmente os cartuchos custam menos que os toners de laser.
Mas as impressoras de jato de tinta acabam mais rápido. As impressoras de jato de tinta tem um custo inicial muito menor que as de laser.
Faça sempre uma pequena comparação de preços.
Hoje em dia, com a ajuda da internet, é bem fácil ter toda a informação necessária, pois já existem inúmeros sites que lhe permitem comparar preços e modelos.
Se ainda não tem internet em casa ou no smartphone, confira se tem cobertura da Nowo, e contrate um dos tarifários de internet disponíveis.
3. Pré-visualize sempre aquilo que vai imprimir
Um dos maiores desperdícios de tinta e papel para impressão é a impressão de páginas da Web ou partes de documentos desnecessários que se podem prescindir.
Em vez de imprimir diretamente, basta selecionar a visualização de impressão e verificar exatamente quais as páginas que vai imprimir e se realmente precisa delas ou não.
Leva apenas alguns segundos, mas lhe permite economizar dinheiro em papel e cartuchos de tinta.
Pense antes da impressão, pois é possível evitar reimpressões caras devido a erros não detectados a tempo.
4. Deixe de apagar e acender a impressora
Algumas impressoras usam mais tinta quando se preparam para imprimir depois de terem sido desligadas por um longo período de tempo.
Portanto, coloque ela no modo de espera quando não estiverem em uso e economize tinta a longo prazo.
5. Imprimir menos páginas
Algumas impressoras vêm com impressão frente e verso, o que permite imprimir documentos nos dois lados do papel.
Porquê não ir além e reduzir as margens da página e/ou o espaço duplo entre as linhas, para que caiba mais numa única página?
Pode também reduzir o tamanho da fonte, já que se usa muito menos tinta e papel.
Evite usar títulos grandes e também funções em negrito ou sublinhado.
Também é importante notar que alguns tipos de letra consomem mais tinta do que outras. Alterar as fontes de Arial Black para Calibri ajudarão a reduzir os custos de impressão.
6. Compre cartuchos de tinta compatíveis
A compra de cartuchos de tinta originais pode reduzir o risco de fugas de tinta que geram desperdício, e a má qualidade na impressão.
Apesar de mais baratos, os cartuchos de tinta compatíveis oferecem uma qualidade inferior quando comparados com os originais.
7. Utilize papel de maior qualidade
O papel barato é mais propenso a encravar uma impressora.
Não apenas desperdiça papel, mas também usa mais tinta. Ao usar papel de impressão de alta qualidade, é provável que obtenha melhores resultados.
Pode custar mais adiantado, mas obtém as melhores impressões de primeira qualidade sem ter de re-imprimir as páginas, poupando dinheiro a longo prazo.
8. Pense realmente naquilo que necessita quando compra uma impressora
Existe um lote de impressoras disponíveis, com variadas funções tais como: cópias, scanner, e-mail, fax, serviço de internet WI-FI, e impressão inalâmbrica para telefones inteligentes.
Não se deixe seduzir por características que nem vai usar, pois além de pagar mais pela impressora, muitas destas funções gastam mais energia, e a sua fatura da luz vai aumentar.
Faça uma lista de características que realmente necessita e compare os preços.
Se apenas pretende imprimir documentos de texto, não necessita de uma impressora fotográfica de alta qualidade.
Do mesmo modo, se imprime fotos com regularidade, não vai querer uma impressora desenvolvida unicamente para texto e trabalho de escritório.
9. Contate com os fornecedores
Pode estar a gastar muito sem saber, e por isso vale sempre a pena procurar novos fornecedores para a sua papelaria.
O mercado é muito competitivo neste momento porque as empresas querem economizar dinheiro.
É importante investigar e comparar preços; não mude de fornecedor sem pensar bem: por vezes o que parece um produto de oferta, pode não o ser.
Com a aplicação destas dicas, que até são simples, é possível conseguir poupanças significativas com os seus custos de impressão.
É importante deixar claro que o poder dos empregados é um fator determinante na redução de custos, pois ao se darem conta destes custos, irão pensar melhor antes de agir.
Um dos melhores retornos dos investimentos para as empresas é a educação dos trabalhadores.