Falar em público pode ser um bicho de sete cabeças para muitas pessoas. E não é mesmo fácil: é preciso muito treino, planejamento e organização, para saber como falar, para quem falar e o porquê falar de determinado assunto na apresentação.
As recomendações valem não somente para palestrantes acadêmicos, ou profissionais que trabalham com isso, mas para todos os profissionais que precisam apresentar um determinado projeto, falar sobre uma ação na empresa ou até mesmo divulgar uma marca, produto ou serviço ao público.
Assim, independentemente do motivo da apresentação, é importante ter tudo bem organizado e planejado, para evitar quaisquer problemas.
Também não se pode esquecer dos recursos audiovisuais, muitos usados em apresentações, como telões, data show, aparelhos de som, entre outros.
Esses dispositivos são essenciais para dar um toque diferenciado, além de ilustrar a palestra/apresentação, captando a atenção do público e promovendo a interatividade.
Passo a passo para fazer uma boa apresentação
1. Prepare o conteúdo previamente
Antes de mais nada, é essencial ter todo o conteúdo preparo antes da apresentação. O ideal é fazer com antecedência, com tempo hábil para revisões e possíveis alterações.
Muitas pessoas preferem preparar as apresentações já com artigos virtuais, para incorporar os elementos multimídia. É importante saber se o local onde será feita a apresentação conta com esses equipamentos, caso contrário, será necessário procurar pelo aluguel de notebook e demais aparelhos.
Quem trabalha com isso, quer dizer, palestrantes em geral, costumam ter notebooks especialmente para este fim.
Assim, é possível evitar inconvenientes com espaços que não dispõe de equipamentos para apresentação.
Dessa forma, para os profissionais do ramo, o melhor é optar pela compra de um notebook usado, com finalidade de uso somente para palestras e apresentações.
2. Conheça o seu público
Conhecer o público com quem irá falar é outro ponto importante. Dependendo das características dos participantes, é possível adequar a linguagem, aprofundar alguns temas e saber sobre o que falar.
Por exemplo, um grupo de jovens adolescentes tem uma percepção diferentes de adultos do mundo corporativo. Portanto, é necessário adequar a linguagem para esses dois públicos.
3. Faça interações com a plateia
Uma boa forma de chamar a atenção do público é promover a interação da plateia. Isso pode ser feito com abertura para questões, dinâmicas e perguntas para as pessoas. Tudo irá depender de como a apresentação será conduzida.
Organização de conteúdo para apresentações e palestras
Após realizar a palestra ou apresentação, guarde os seus conteúdos. Afinal, se for chamado para apresentar-se novamente, todas as informações já estão armazenadas de maneira eficiente e organizada.
Um bom acessório é a pasta catalogo, que contém várias repartições para guardar documentos, artigos e papeis diversos. Dessa forma, é possível separar o conteúdo por:
- Tema;
- Relevância;
- Público-alvo;
- Clientes.
Ao realizar uma nova palestra ou apresentação, basta buscar novamente as informações dentro da pasta. Além da divisão por setores, a pasta catálogo também possui um elástico para pasta duradouro, que protege todos os papéis armazenados, evitando perdas e desgastes pelo tempo.
Para quem deseja um suporte de organização mais moderno, eficiente e tecnológico, há diversos tipos de aplicativos e softwares disponíveis no mercado. Com eles, é possível ter a segurança da capacidade de gerenciamento de documentos, por meio de ferramentas eletrônicas que permitem preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação.
Entre eles, destaca-se o software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que é uma tecnologia capaz de controlar, armazenar, compartilhar e recuperar as informações existentes.
A ferramenta é muito usada nas empresas e instituições, pois permite a organização de dados desses estabelecimentos, com alta precisão. Mas, também, pode ser usada como software de Gestão de Conhecimento para fins particulares, caso o usuário assim deseje.
Em termos gerais, o GED não é uma única ferramenta, mas sim, um conjunto de tecnologias que atua no gerenciamento de conteúdos e informações dos mais variados documentos em forma digital, como planilhas, arquivos de texto, imagens, vídeos, entre outros.
Uma das vantagens do GED é o significativo aumento na velocidade e precisão na localização dos documentos, bem como a redução de erros, falhas e problemas de origem humana.
Além disso, a tecnologia GED fornece possibilidades ilimitadas de indexação, com respostas rápidas e precisas, para aumentar a produtividade do setor e ajudar nas melhorias dos processos.