Casamentos, bodas, 15 anos. Há momentos marcantes na vida que pedem uma grande comemoração junto a amigos e família.
Contudo, o caminho até o grande dia, é permeado por muitas decisões importantes, análises e planejamentos. Não basta fazer uma lista de convidados e escolher um lugar.
Datas memoráveis pedem mais esforço do que isso. A boa notícia é que, por mais que tornar o sonho realidade seja difícil, a tarefa está longe de impossível.
Confira algumas dicas, para organizar eventos memoráveis de uma forma muito mais simples:
Comece pela lista de convidados
A quantidade de pessoas prevista em um evento, é o fator que norteia praticamente toda a sua organização.
Afinal, tudo, desde a comida até as etiquetas personalizadas que decorarão as lembranças, deve ser preparado em uma quantidade adequada ao número de pessoas presentes.
Neste momento, a tentação de não deixar ninguém de fora é grande. Porém, é preciso considerar que, quanto maior a lista de convidados, mais o evento custará.
Portanto, não hesite em cortar pessoas com as quais não se tem contato há muito tempo, ou, em alguns casos, que seriam convidadas apenas por educação.
Fixe um orçamento
Saber quanto se pode gastar, é tão importante quanto ter uma noção da quantidade de pessoas no evento.
Afinal, se o momento é especial, ele deve ser planejado sem o stress de estourar o orçamento. Por exemplo: abusar das flores na decoração é lindo, mas tem o seu preço.
Se o valor que pode ser gasto não for muito alto, vale a pena pensar em alternativas mais em conta, como um adesivo de parede personalizado.
Agora, se dinheiro não for um problema, é possível investir em itens que, apesar de tidos como supérfluos, dão um toque de charme a mais ao evento. Alguns deles são:
- Guardanapos personalizados;
- Uma logo exclusiva;
- Cabines de fotos;
- Chinelos personalizados, para que as mulheres tirem os saltos;
- Doces mais finos;
- Papel de seda personalizado para servir a comida.
Por fim, vale a pena criar uma planilha eletrônica e lançar todos os gastos no documento, de maneira discriminada. Assim, sabe-se quanto se gasta com cada parte da ocasião a todos os momentos.
A perfeição está nos detalhes
Ao organizar uma festa, é fácil se deixar levar por fatores tidos como mais marcantes, como o local onde ela será celebrada, as roupas dos anfitriões.
E qual será o estabelecimento responsável por providenciar a comida. Por mais que tudo isso seja, sem dúvidas, importante, há detalhes que fazem toda a diferença.
Por exemplo: em casamentos ao ar livre, existem peças de plástico que podem ser encaixadas nos saltos das madrinhas, para que eles não afundem na terra.
É um cuidado que certamente será apreciado. Do mesmo modo, vale a pena pensar em cardápios para pessoas com restrições alimentares, como os celíacos e intolerantes a lactose.
Além disso, embalagens personalizadas podem ser dadas como lembranças e podem ser úteis posteriormente.
Para que os convidados guardem seus pertences pessoais. Em suma, tudo o que fizer os convidados aproveitarem mais a ocasião é válido.
Seja inteligente ao fixar a data
De nada adianta planejar um evento com minúcia, pensando em todos os detalhes, se os convidados não podem comparecer a ele.
Assim, é preciso fixar a data depois de pensar em muitas variáveis. Algumas delas são:
- Eventos do mesmo grupo de amigos em dias próximos;
- Eventos de familiares em dias próximos;
- Proximidade com feriados;
- Época de férias (janeiro e julho);
- Épocas de provas, caso os convidados sejam estudantes.
Vale ressaltar que a escolha de uma data próxima a um feriado, não inviabiliza o evento por completo. Porém, será necessário enviar o convite com mais antecedência que o normal.
E, mesmo assim, corre-se o risco de que alguém não possa comparecer por motivo de viagem. Quanto à confirmação de presença, existem várias maneiras de obtê-la.
A maneira mais tradicional, é usar a tecnologia da impressão digital para criar pequenos cartões, que devem ter a informação de contato para a confirmação de presença.
Mais recentemente, foram criados sites específicos para isso. Do mesmo modo, é possível contratar um programador, para que ele crie uma página personalizada, que também inclui informações como:
- Localização do evento;
- Lista de presentes, se houver;
- Especificação do traje, se houver;
- Dia e horário.
Ter um tema ajuda muito na organização
Em determinados eventos, a presença de certos elementos é praticamente certa. É o caso do banner de 15 anos: boa parte das aniversariantes faz um book específico, para investir nesse tipo de decoração.
Ainda assim, o planejamento envolve muitas escolhas. Quando há dificuldade em decidir por uma opção, vale a pena considerar uma festa temática.
Como o próprio nome diz, esses eventos são inspirados em um tema, que pode ser um filme, uma música, uma época histórica, etc. Assim, há um norte para guiar as escolhas.